Modul fakturace je starší modul, ale ještě jsme ho neměli popsaný, takže přinášíme popis sem. Modul fakturace slouží k jednoduché evidenci předpokládaných a reálných fakturačních dodavatelských částek pro jednotlivé položky mediaplánu a přikládání faktur k jednotlivým částkám.
Prosím mějme na paměti, že H3.0 není fakturační software, je to plánovací systém, který umí skvěle spolupracovat s finančními systémy, například BuyIn2, které jsou pak napojené na fakturační systémy.
Modul fakturace spočívá v tom, že po objednání kampaně (= kampaň se přepne do stavu Objednaná ať již ručně, nebo odesláním objednávek) se z plánu vezmou částky po pozicích a po měsících a “pošlou” se do fakturační tabulky. Modul je defaultně aktivovaný což znamená, že se tam ty částky posílají automaticky.
Středobodem modulu fakturace je základní “fakturační” tabulka kampaně, která obsahuje rozpad měsíčních Net Net částek po pozicích kampaně. Tuto tabulku lze pro každou kampaň zobrazit buď automaticky po přepnutí kampaně do stavu Objednaná (viz níže checkbox v Administraci), nebo je možné ji zobrazit kliknutím na tlačítko kouzelného měšce v seznamu kampaní.
Základní tabulka fakturace kampaně vypadá takto:
V této tabulce je možné pomocí tlačítka “Kopírovat plánované částky” vložit z mediaplánu měsíční částky po pozicích tak, jak to vidí H3.0. V ukázkové kampani to pak bude vypadat následovně:
Jak vidíte, řádky již nejsou červené. To je proto, že jednotlivé částky rozdělené do měsíců sedí se součtem v mediaplánu. Pokud se rozhodnete částky změnit, můžete, ale je důležité dodržet, aby součet měsíčních částek odpovídal celkovému součtu v mediaplánu. Nové částky stačí napsat do patřičného pole a stisknout Enter pro jejich uložení a přepočítání tabulky. Pokud se vám nepovede dodržet součet po měsících, řádka v tabulce vám zčervená, koukej – v prvním řádku přehodím fakturované částky, ale dodržím měsíční částku, v druhé se mi to nepovede:
Kdybych vyhysterčil a všechno podělal, mohu tlačítkem Smazat realizované částky smazat všechny měsíční částky a začít od začátku.
Pokud vám přijde ke kampani nějaká faktura, je možné v této tabulce tedy upravit částku aby souhlasila s fakturou, upravit následující měsíce, aby seděl součet a vložit informaci o přijaté faktuře kliknutím na tlačítko zámku u patřičné měsíční částky. K částce je pak nutné uložit i číslo faktury:
Po přiřazení faktury k měsíční částce se pak částka uzamkne a nelze ji změnit. (tedy, lze ji zsamozřejmě pak odemknout – změnit a pak zase zamknout).
DULEZITE!!! – částky se do fakturačního modulu vkládají jenom jednou, tedy pokud kampaň po objednání změníte, částky se neaktualizují a je nutné znovu kliknout na tlačítko Kopírovat plánované částky. V případě, že je ale nějaká částka již zamknutá, systém tuto částku nemění ani timto tlačítkem, s tím se pak musíš vypořádat sám, když v tom děláš bordel tvl…
V menu Kampaně/Fakturace je i přehledná tabulka očekávaných fakturačních částek, ve které je možné si vyfiltrovat například březnové částky od Mafry a pak:
- kliknutím na ikonku tužky je možné vložit číslo faktury a částku zamknout
- kliknutím na ikonku dolaru si zobrazit fakturační tabulku kampaně, do které měsíční částka patří
Pokud byste nebyli spokojeni s tím, že po objednání kampaně se vloží částky do fakturace automaticky, ale chtěli si je před každým vložením upravit, je možné zajistit zobrazování tabulky po Objednání tohoto checkboxu v Administrace/Nastavení/Ostatní nastavení:
Malá zajímavost na závěr, pokud jste účetní a na internetu se tím pochlubíte větou “I am an accountant”, získáte mnoho followerů <3
A to je vše <3