V modulu Fakturace přibyla další evidenční funkce – možnost označit položky, které jsou připravené k fakturaci. Je to jednoduchá funkce s následující funkcionalitou.
V okně s definicí mesíčních částek k fakturaci (v seznamu kampaní ikonka měšce v řádce kampaně) přibyla nová ikonka, vypadá jako Play. Je v jednotlivých buňkách kombinací placement+měsíc. Po kliknutí na ni se tato ikonka změní na odškrtávátko a značí to, že daná částka u daného placementu pro daná měsíc je připravena k fakturaci (tedy asi zkontrolována a OK).
Navíc, v hlavičce sloupce daného měsíce je tatáž ikonka, která po kliknutí změní na Ready k fakturaci všechny položky kampaně pro daný měsíc.
To, které položky jsou připraveny k fakturaci je možné si zobrazit v tabulce Kampaně / Fakturace. V zobrazené tabulce je sloupec Připraveno k fakturaci = Ready for invoicing, ve kterém je zaškrtnutý checkbox v případě, že je položka připravena k fakturaci. Po zadání hodnoty 1 a stisknutí Enter v hlavičce tohoto sloupce je možné v tabulce vyfiltrovat všechny položky, které jsou ready k fakturaci.
Tento příznak je možné editovat i v této tabulce, kliknutím na ikonku tužky a zaškrtnutím patřičného checkboxu v okně, které se zobrazí.
V současné době je často zvykem, že si klient některé dodavatele platí sám (Google, Meta) a agentura je sice plánuje a spravuje, ale nenakupuje ani nefakturuje. I na to jsme připraveni a takové položky si nyní můžete v H3.0 evidovat.
Evidence vztahu Dodavatel + Klient (platí si sám)
To, že si klient dodavatele (například Google), platí sám, si zaškrtnete v Ceníky, weby, prodejci / Prodejci. Vyberte dodavatele, v dolní souvztažné tabulce překlikněte na záložku Platí klient a pluskem v patičce tabulky můžete u tohoto dodavatele přidat záznam o klientovi, který si ho platí napřímo sám.
Když budete mít takto vztah dodavatele a klienta označen, bude se od teď při vkládání položek tohoto Dodavatele do kampaní tohoto Klienta u těch položek označovat, že si je klient platí sám. Plánovač pak ve Správě kampaně může označit i odznačit, že je patřičná položka placena napřímo klientem či nikoliv, a to buď v editaci placementu kampaně ikonkou tužky, nebo v Rozšířeném Hromeditu.
evidence Klient si platí sám v editaci placementu kampaně
evidence Klient si platí sám v Hromeditu (je nutné mít aktivovaný rozšířený HromEdit)
Jak se tato informace projeví dál?
Informace o tom, že si klient platí položku kampaně sám se projeví v záložce Fakturace, kde je na to speciální sloupec. Částky, které si klient platí sám mají v tomto sloupci hodnotu 1.
Dále, při exportu z modulu Fakturace se exportují pouze položky, které NEmají označeno, že je klient platí sám.
No a tato informace se může projevit i ve vašich CUSTOM exportech mediaplánů, a to podle toho, jak se rozhodnete.
U položek ceníku (i v kampani) je nyní možné označit, že jsou fakturovány v cizí měně. To pomůže lepší evidenci v modulu Fakturace. Pozor – částky v mediaplánech v H3.0 jsou vždy v pouze v jedné měně a tou je hlavní měna instalace H3.0. Tato funkce slouží pouze pro informaci pro fakturace, že částka přijde v jiné měně a potenciální přepočet a kurs.
Administrace měn
probíhá v Administrace/Nastavení/Měny, kde je možné si nastavit v jakých měnách nám mohou přijít faktury. je zde možné nastavit třípísmenný kód měny (ID), název a defaultní kurs měny.
Evidence fakturační měny u položek ceníku
probíhá klasicky kliknutím na ikonku tužky v Ceníku
Po vložení položky do kampaně je možné měnu i kurs v rámci daného placementu kampaně editovat podobně jako v ceníku:
Informace o tom, že je placement fakturován v jiné měně je pak zobrazen v tabulce evidence měsíčních částek kampaně i v tabulce Fakturace:
Modul fakturace je starší modul, ale ještě jsme ho neměli popsaný, takže přinášíme popis sem. Modul fakturace slouží k jednoduché evidenci předpokládaných a reálných fakturačních dodavatelských částek pro jednotlivé položky mediaplánu a přikládání faktur k jednotlivým částkám.
Prosím mějme na paměti, že H3.0 není fakturační software, je to plánovací systém, který umí skvěle spolupracovat s finančními systémy, například BuyIn2, které jsou pak napojené na fakturační systémy.
Modul fakturace spočívá v tom, že po objednání kampaně (= kampaň se přepne do stavu Objednaná ať již ručně, nebo odesláním objednávek) se z plánu vezmou částky po pozicích a po měsících a “pošlou” se do fakturační tabulky. Modul je defaultně aktivovaný což znamená, že se tam ty částky posílají automaticky.
Středobodem modulu fakturace je základní “fakturační” tabulka kampaně, která obsahuje rozpad měsíčních Net Net částek po pozicích kampaně. Tuto tabulku lze pro každou kampaň zobrazit buď automaticky po přepnutí kampaně do stavu Objednaná (viz níže checkbox v Administraci), nebo je možné ji zobrazit kliknutím na tlačítko kouzelného měšce v seznamu kampaní.
Základní tabulka fakturace kampaně vypadá takto:
V této tabulce je možné pomocí tlačítka “Kopírovat plánované částky” vložit z mediaplánu měsíční částky po pozicích tak, jak to vidí H3.0. V ukázkové kampani to pak bude vypadat následovně:
Jak vidíte, řádky již nejsou červené. To je proto, že jednotlivé částky rozdělené do měsíců sedí se součtem v mediaplánu. Pokud se rozhodnete částky změnit, můžete, ale je důležité dodržet, aby součet měsíčních částek odpovídal celkovému součtu v mediaplánu. Nové částky stačí napsat do patřičného pole a stisknout Enter pro jejich uložení a přepočítání tabulky. Pokud se vám nepovede dodržet součet po měsících, řádka v tabulce vám zčervená, koukej – v prvním řádku přehodím fakturované částky, ale dodržím měsíční částku, v druhé se mi to nepovede:
Kdybych vyhysterčil a všechno podělal, mohu tlačítkem Smazat realizované částky smazat všechny měsíční částky a začít od začátku.
Pokud vám přijde ke kampani nějaká faktura, je možné v této tabulce tedy upravit částku aby souhlasila s fakturou, upravit následující měsíce, aby seděl součet a vložit informaci o přijaté faktuře kliknutím na tlačítko zámku u patřičné měsíční částky. K částce je pak nutné uložit i číslo faktury:
Po přiřazení faktury k měsíční částce se pak částka uzamkne a nelze ji změnit. (tedy, lze ji zsamozřejmě pak odemknout – změnit a pak zase zamknout).
DULEZITE!!! – částky se do fakturačního modulu vkládají jenom jednou, tedy pokud kampaň po objednání změníte, částky se neaktualizují a je nutné znovu kliknout na tlačítko Kopírovat plánované částky. V případě, že je ale nějaká částka již zamknutá, systém tuto částku nemění ani timto tlačítkem, s tím se pak musíš vypořádat sám, když v tom děláš bordel tvl…
V menu Kampaně/Fakturace je i přehledná tabulka očekávaných fakturačních částek, ve které je možné si vyfiltrovat například březnové částky od Mafry a pak:
kliknutím na ikonku tužky je možné vložit číslo faktury a částku zamknout
kliknutím na ikonku dolaru si zobrazit fakturační tabulku kampaně, do které měsíční částka patří
Pokud byste nebyli spokojeni s tím, že po objednání kampaně se vloží částky do fakturace automaticky, ale chtěli si je před každým vložením upravit, je možné zajistit zobrazování tabulky po Objednání tohoto checkboxu v Administrace/Nastavení/Ostatní nastavení:
Malá zajímavost na závěr, pokud jste účetní a na internetu se tím pochlubíte větou “I am an accountant”, získáte mnoho followerů <3
H3.0 je nyní propojeno se systémem Costlocker tak, že umíme zrcadlit vše potřebné pro práci v obou systémech.
Akce, které se při propojení H3.0 a Costlockeru (CL) zajišťují:
při založení kampaně v H3.0 se tato kampaň založi i v CL
při updatování kampaně v H3.0 se tyto informace updatují i v CL
při každém přeuložení mediaplánu v H3.0 se vezmou měsíční částky po dodavatelích a po měsících a vloží se / aktualizují se do CL kampaně jako Projektové Náklady (platí pro mediální náklady = položky v plánu, příplatky i adserving cost)
Poznámka: k zrcadlení kampaní dochází následovně: standard kampaně – do CL se vkládá Client Net bez DPH pro Buy i Sell CL částky trading kampaně – do CL se vkládá na stranu Buy = 0 a na stranu Sell se vkládá Client Net bez DPH
Pokud máte nastavené a aktivované propojení s CL, je možné při zakládání kampaně si zaškrtnout, zda tato kampaň bude vložena a updatována v CL pomocí checkboxu Zrcadlid v Costlocker.
Nastavení propojení na CL se dělá v Adminsitrace/Nastavení/Propojení s ostatními systémy – oddíl Costlocker, kde je možné nastavit:
Use Costlocker connection: zaškrtnutím aktivujete propojení s CL
Costlocker is default for campaigns: při zakládání kampaní bude checkbox Zrcadlit v Costlocker defaultně zaškrtnut
Costlocker API key: Api klíc vygenerovaný v CL umožňující spojení s API
Costlocker URL – výběr zda budete spojení používat pro Stage nebo Production verzi CL
Ověřovat certifikát SSL: nechte zaškrtnuté
Costlocker název záložního dodavatele: Název dodavatele pro položky, které v H3.0 dodavatele definovaného nemají (může nastat u příplatků)
Po vyplnění a uložení všech údajů si klasicky můžete oveřit funkčnost spojení kliknutím na tlačítko “test”.
v Administrace/Nastavení/Odborné info – XML generator je k dispozici URL nového XML exportu, který vrátí všechny měsíční plánované částky po placementech ve vybraném časovém období.
UPDATE: pokud voláme XML export s parametrem “campaignselection=changed”, zobrazují se v XML ne všechny kampaně běžící v daném období, ale všechny kampaně, které se v daném období změnily.
Modul fakturace byl dosud u trading kampaní navázán na Nákupní část kampaně. Nyní je možné ho přehodit na Plán kampaně. Stačí k tomu následující postup: v Administrace/Nastavení/Ostatní nastavní je nový checkbox “v modulu Fakturace používat Plán kampaně”. Ten zaškrtněte. A uložte.
POZOR: po změně dojde k přepočtení částek fakturace, ale pouze u trading kampaní, které jsou objednané a zároveň nemají vypsanou fakturační částku.
V exportu OTHER: Export pro Buying je nový checkbox
“Sloučit všechny příplatky v posledním měsíci kampaně”.
Pokud je tento checkbox zaškrtnutý, tak se všechny příplatky v kampani nerozpočítávají mezi jednotlivé měsíce poměrově jako dosud, ale dají se celé částky příplatků do posledního měsíce kampaně.
Dosud dostupný modul fakturace fungoval po Dodavatelích. Nyní byl předělán na granularitu “po placementech”.
O co jde?
Poté co přenete kampaň do stavu Objednaná, zobrazí se modal tabulka, která nabídne rozdělení Net Net částek po placementech a po měsících. Jednotlivé částky je možné zamknout zámkem a přidat k částce číslo faktury a popis. Neuzamčené částky v tabulce je možné měnit (potvrdit pomocí Enter). Systém si poté přepočítá součet a pokud nesedí čísla v tabulce s plánovanou částkou, obarví celou řádku červeně. Kliknutím na tlačítko Kopírovat plánované částky systém rozvrhne nezamčené měsíční částky dle mediaplánu.
Okno Fakturace je možné vyvolat i kliknutím na ikonku se znakem dolaru v kroužku v řádce kampaně v seznamu kampaní.
Přehlednou datovou tabulku s údaji fakturace je možné si zobrazit v menu Kampaně / Fakturace, kde je možné filtrovat a řadit data tak, jak je v H3.0 zvykem, stejně jako editovat jednotlivé částky i Fakturaci celé kampaně.
