Pokud se vám nechce číst psaný návod, můžete si pustit toto video.
Dlouhá léta uměla H3.0 evidovat jen faktury, které vám chodí od médií. To, co jste vyfakturovali klientovi, si každý vedl po svém — někdo v Excelu, někdo v účetním systému, a při zpětné kontrole pak nikdo nevěděl, kolik z kampaně je vlastně vyfakturováno a kolik ještě ne.
Modul Fakturace vydaná tohle řeší. Vydané faktury se evidují přímo u kampaně, skládají se z měsíčních částek po jednotlivých placementech a systém vám průběžně ukazuje, kolik z plánu ještě zbývá vyfakturovat.
Článek je delší, protože modul má několik částí. Projdeme si postupně: nové názvosloví v menu, kdy se záložka v kampani vůbec objeví, měsíční částky po placementech, založení faktury a její položky, příznak Vyfakturováno a nakonec oba přehledy napříč kampaněmi.
Co se jak jmenuje
S tímhle modulem se přejmenovalo celé fakturační menu, takže i lidé, kteří v H3.0 fakturují roky, najdou v KAMPANĚ jiné položky než dřív:
- Fakturace přijatá — faktury, které vám přišly od médií. To je ta fakturace, kterou znáte, jen se dřív jmenovala prostě Fakturace.
- Fakturace kampaně — přehled na úrovni kampaní: kolik je na klientovi naplánováno a kolik už je vyfakturováno. Dřív Fakturace klient.
- Fakturace vydaná — přehled po jednotlivých vydaných fakturách. Dřív Vydané faktury.
- Profitabilita a Přehledy — o profitabilitě je řeč na konci článku.
Zároveň se z Fakturace přijaté skryly Placementy OUT, protože prodejní strana má teď své vlastní místo.
POZOR!!!! Záložka se objeví až u objednané kampaně
Tohle je první věc, o kterou se lidi zaručeně zaseknou. Ve Správě kampaně najdete záložku Vydané faktury a tlačítko Fakturace až ve chvíli, kdy je kampaň objednaná. Dokud je ve stavu Created, ani jedno tam není a marně budete hledat, kde se ta fakturace zapíná.
Dává to smysl — fakturuje se to, co je objednané. Ale nikde na to systém neupozorní, takže si to pamatujte: nejdřív posunout kampaň ve workflow, potom fakturovat.
Měsíční částky po placementech
Základ celého modulu jsou měsíční částky u jednotlivých placementů. Otevřete je ve Správě kampaně tlačítkem Fakturace a volbou Fakturace OUT monthly.
Tabulka má sloupce po měsících a na konci TOTAL, řádky jsou placementy seskupené po Building Blocích. U každého placementu jsou dva řádky — PLÁN a FAKT. Plán je to, co je v kampani naplánováno, FAKT. je to, co skutečně půjde na faktury.
Tlačítkem Kopírovat plánované částky přeneseš plán do fakturovaných hodnot jedním klikem, takže je nemusíte ťukat ručně. Opačně funguje Smazat realizované částky. Ikonka zámku u záznamu znamená, že je záznam zamčený a označený jako Ready pro fakturaci — o tom níž.
Záložka Vydané faktury
Druhá volba pod tlačítkem Fakturace, Fakturace OUT invoices, vás pošle na záložku Vydané faktury. Nahoře je souhrn za celou kampaň — Částka plán, Částka faktury v Kč, Částka faktury v cizí měně a Rozdíl v Kč.
Rozdíl je to nejužitečnější číslo v celém modulu. Když svítí červeně s vykřičníkem, znamená to, že část kampaně ještě není vyfakturovaná. Když je na nule, máte hotovo.
Pod souhrnem je tabulka faktur se sloupci Číslo faktury, Datum vystavení, Datum splatnosti, Popis, Vyfakturováno, Měna, částky v Kč i v cizí měně, PO Numbers a Položky faktury.
Založení faktury
Novou fakturu založíte tlačítkem Vytvořit novou fakturu. V okně vyplníte:
- Číslo faktury — v systému je u pole poznámka, že ho vyplňuje finanční oddělení. Klidně ho tedy nechte prázdné a doplňte, až fakturu vystavíte.
- Popis — instrukce k vystavení faktury pro fin. oddělení, ne text pro klienta.
- Datum vystavení se zadává jako měsíc, Datum splatnosti se předvyplní podle nastavení klienta (v ukázce +20 dní).
- Měna a Kurz vybrané měny — pro fakturaci v cizí měně.
Vlevo dole si systém průběžně počítá Zbývá přiřadit na faktury a Přiřazeno na této faktuře, takže vidíte, jestli ještě něco chybí.
Položky faktury a měsíční záznamy
Faktura se skládá z položek a ke každé položce přiřadíte konkrétní měsíční záznamy. Tlačítkem Přidat položku přibude blok, ve kterém vyplníte Text pro klienta na FA a případně PO number.
Záznamy přiřadíte buď tlačítkem Přiřadit měsíční záznamy výběrem z tabulky, nebo rychleji přes přepínače měsíců pod poli. Na každém přepínači je vidět měsíc a poměr přiřazeno / celkem, takže 08/2026 (5/5) znamená, že za srpen je na faktuře všech pět záznamů. Kliknutím přiřadíte celý měsíc najednou.
Záznamy se drží zvlášť pro placementy a zvlášť pro příplatky, každé ve svém poli.
Právě tohle je důvod, proč modul stojí za to: jedna faktura může sáhnout jen na část kampaně a na část měsíců, a systém pořád ví, co je pokryté a co ne.
Příznak Vyfakturováno
Přepínač Vyfakturováno na faktuře není jen kosmetika. Systém u něj sám upozorňuje, že změna se projeví jak ve faktuře, tak ve všech přiřazených měsíčních záznamech — ty se označí jako zamčeno a Ready pro fakturaci.
Takže jedním přepnutím uzavřete celý balík měsíčních částek, které k faktuře patří. Počítejte s tím, než ho zapnete.
Přehled Fakturace kampaně
První ze dvou přehledů najdete v KAMPANĚ / Fakturace kampaně. Jde po kampaních napříč klienty a odpovídá na otázku, kterou plánovač řeší nejčastěji: kolik je na téhle kampani naplánováno a kolik už je vyfakturováno.
Kromě identifikace kampaně (ID, Group ID, Klient, Produkt, Značka, Název, Začátek a Konec) tam jsou sloupce Celkem plánováno a Celkem vyfakturováno. Z každé řádky se dá skočit rovnou do Správy kampaně.
Přehled Fakturace vydaná
Druhý přehled, KAMPANĚ / Fakturace vydaná, jde o úroveň níž — po jednotlivých fakturách. Nahoře jsou tři velké dlaždice: Celkem plánováno pro zobrazené kampaně, Celkem vyfakturováno pro zobrazené faktury a Celkem rozdíl. Reagují na filtr, takže když si vyfiltrujete jednoho klienta, čísla se přepočítají na něj.
Ve sloupci Akce má každá řádka čtyři ikonky — skok do Správy kampaně na vydané faktury, náhled faktury, položky faktury a zamknutí kampaně přímo odtud.
Řazení, filtry a vyhledávání
Obě tabulky umí to, co nové tabulky v H3.0 obecně: řadit kliknutím na záhlaví sloupce, filtrovat přímo v hlavičce (u textových sloupců textem, u číselných číslem, u výběrových rozbalovacím seznamem) a skrývat sloupce odkazem Zobrazit / skrýt sloupce. Odkaz Nastavit zápatí přidá pod tabulku součet nebo jinou funkci.
Fulltextové pole Vyhledat všude navíc rozumí operátorům. Můžete napsat >= 10506 nebo < 5000 a najít všechny faktury nad nebo pod určitou částkou, což se při zpětné kontrole hodí víc, než by člověk čekal.
Co se teprve chystá
V submenu je i položka Profitabilita, ta ale zatím není hotová a v tuhle chvíli nefunguje. Až bude, doplníme k ní samostatný článek — má porovnávat nákupní a prodejní stranu jak uvnitř kampaně, tak napříč kampaněmi, a bude mít vlastní uživatelské oprávnění.
Stejně tak se ještě chystají drobnosti v přehledech, třeba další sloupce. Jakmile přistanou, článek doplníme.
Update: nové sloupce v přehledu
Ještě než jsme článek stihli vydat, přibyly v přehledu Fakturace vydaná další sloupce. Nově tam najdete Group ID kampaně, Popis a Interní agenturu, takže se podle nich dá i filtrovat a řadit.
Zároveň se sjednotily názvy — místo Datum vystavení je Datum faktury, místo Částka faktury v Kč Celkem vyfakturováno, u cizí měny Celkem vyfakturováno v cizí měně a příznak se jmenuje Je vyfakturováno. Přibyly taky sloupce Měna a Kurz.
Ve videu výš je ještě předchozí podoba přehledu. Obsahově sedí — sloupců je víc, ale logika zůstala stejná.
A ještě jeden přírůstek do stejného přehledu: sloupec stav uzamknutí kampaně, tedy Locked a Unlocked. Dá se podle něj filtrovat i řadit, takže si jedním kliknutím vytáhnete třeba všechny faktury na zamčených kampaních.
Krásný den
team H3.0